Svaret på det er JA. Ikke bare er det en sentral og viktig del av alle offentlige virksomheter, det er også et viktig fagområde for alle innen IT-bransjen som leverer dedikerte løsninger og/eller tilleggstjenester.
På konferansen «Sak og Portal» i november 2021 samlet leverandøren Sikri 350 deltagere inklusiv 13 IT-partnere. Det store antallet IT-partnere på konferansen vitner om en stadig større interesse for saksbehandling og arkiv i IT-markedet. Samtlige leverandører av sak- og arkivsystemer i dag tilbyr dette som en skytjeneste, og konkurransen i markedet er stor. Det er i hovedsak tre leverandører/systemer som kjemper om kundene i det norske markedet – Sikri med Elements, TietoEvry med Public 360 og Acos med Websak.
Hva skjer fremover innen dette fagfeltet?
De tre hovedleverandørene lanserer stadig produktforbedringer og nye moduler, men det er ikke nødvendigvis store endringer fra år til år. På årets «Sak og Portal»-konferanse var tilbakemeldingene at det ikke er produktnyhetene som er viktigst, men at brukere/fagpersonell/arkivarer kommer sammen, deler erfaringer og lærer av hverandre.
Det var Kulturdepartementet som stod for den største og viktigste endringen på arkivfeltet i 2021. De har nemlig sendt forslag til ny arkivlov ut på høring. Om lovforslaget blir vedtatt, vil det bety store endringer i dagens måte å arkivere på. Arkivverket hadde en gjennomgang på konferansen om hva dette kan innebære for fremtidens arkivering. De mente at den nye loven ville bli vedtatt tidlig i 2022. I dag er arkivsystemer basert på sak og journal med post inn / post ut. Stadig mer arkivverdig dokumentasjon kommer imidlertid via andre informasjonskanaler, og blir da vanskelig å arkivere. Et eksempel på dette er samhandlingsløsningen Teams, som på grunn av koronapandemien har blitt mye brukt de siste par årene.
Hva betyr ny arkivlov i praksis?
Den nye arkivloven skal gi organisasjonene større grad av fleksibilitet og frihet til å tilpasse arkiveringen etter egne behov. Store offentlige virksomheter som NAV har for eksempel andre arkiveringsbehov enn en liten kommune. Hovedsaken er at alle organisasjoner, uavhengig av størrelse, må kunne arkivere det som er av betydning og som derfor skal bevares for kommende generasjoner.
Ifølge fagspesialistene går utviklingen nå mot systemer som kombinerer saksbehandling og arkiv. Det betyr at virksomhetene kun har ett fagsystem hvor alle data ligger. Arkivaren definerer i systemet hva slags informasjon som skal spares for ettertiden, og hva som bare skal ligge lagret så lenge saksbehandlingen krever det.
Den nye arkivloven legger følgende premisser til grunn:
Virksomhetene skal arkivere for å
- finne igjen, dele og gjenbruke tidligere arbeid
- kunne dokumentere hva som har skjedd
- gi ettertiden tilgang til kunnskap om vår tid
I tillegg er et av målene for offentlig sektor at ansatte ikke skal bruke tid på arkivering.
Dette åpner for tilpassede løsninger hos den enkelte organisasjon, som igjen vil påvirke leverandørmarkedet.
Arkivarens rolle fremover
Arkivaren har en av samfunnets viktigste oppgaver. Arkivaren tilgjengeliggjør og bevarer dokumentasjon, og bidrar til framtidige generasjoner får tilgang til informasjon om vår tid.
I et overordnet perspektiv må arkivaren kjenne hele organisasjonen og ha kunnskap om hvordan saksbehandling foregår. Det kan være en komplisert oppgave, spesielt dersom en organisasjon er delt opp i enheter som er spredt over store geografiske avstander. Arkivaren bør sette krav om flere integrasjoner inn til arkivet, fordi tilgjengelig data i arkivet er en god kilde til informasjon når det skal lages bedre tjenester for innbyggerne. Visjonen om 24/7-kommunen er enklere å oppnå dersom arkivaren har kontroll på informasjonen i sanntid. Arkivfaget vil bli et område i vekst, spesielt om fagpersoner får lov til å sette premissene. Den kunnskapsrike arkivaren blir kjernen i automasjons- og prosessforbedringer og navet i informasjonsflyten i organisasjonen. Vedkommende bør derfor sitte tett på ledelsen og spille en nøkkelrolle i virksomheten.
I dag fattes mange beslutninger som har betydning for arkiv av IT-avdelingen eller andre deler av organisasjonen. Arkivaren bør koble seg på i mye større grad og hjelpe til å finne gode løsninger, slik at informasjonen i virksomheten blir mest mulig verdifull og gjenbrukt. Arkivaren bør samarbeide tett både med de som jobber med informasjonssikkerhet og personvern. I dag har vi tre overlappende fagfelt – arkiv, informasjonssikkerhet og personvern – som i stor grad handler om de samme tingene. God samhandling på tvers av fagfeltene fører til god informasjonssikkerhet, gode arkivprosesser og godt personvern – alt på en gang.
Intelligent automatisering
Fagområdet sak og arkiv er nå i endring – både i forbindelse med forslag til ny arkivlov og ikke minst med endringene og kravene som stilles til morgendagens arkivarrolle. Da er det avgjørende med gode verktøy som hjelper hele virksomheten og i tillegg støtter arkivaren i de daglige oppgavene.
Teknologi som kunstig intelligens (KI) blir ofte nevnt som en nærliggende løsning for den digitale omstillingen offentlig sektor står overfor. Kunstig intelligens er en fremragende teknologi der den passer, men dessverre er nok både kunnskapen om teknologien og forståelsen for hva som kreves for å lykkes med den, lav. Noen offentlige organisasjoner har tatt i bruk KI, fortrinnsvis de større virksomhetene.
Behovet for automatisering og effektivisering er stort i en offentlig virksomhet. Stikkord som integrasjoner, oppgaveflyt, meldingsbaserte tiltak, kvalitetskontroll, repeterende oppgaver og ikke minst forbedring av kundeservice er viktig for den totale effektiviteten. Dersom arkivaren skal bli sentral i automasjons- og prosessforbedringer, bør fokuset ligge her – helst i samarbeid med øvrig ledelse.
Intelligent automatisering (IA) er et samlebegrep som består av en verktøykasse med mange forskjellige automatiseringsverktøy. Hver for seg eller i samspill kan verktøyene automatisere og forbedre samspillet mellom menneskene og teknologien. Verktøyene hører under Robot Prosess Automation – RPA, chatbots, e-mailbots, dokumentbots, MS Power Platform og KI.
Samlet er dette en automatiseringsplattform som gjør at man raskt og kostnadseffektivt kan automatisere og effektivisere med riktig verktøy, der det til enhver tid er behov. Kunnskap og opplæring innen automatisering er nødvendig. Dette gjelder også for arkivaren, som skal være en sentral ressurs innen automatisering av sitt fagfelt og se muligheter for integrasjoner. Dette forutsetter imidlertid at det er etablert en struktur internt som gjør at man raskt fanger opp behovene.
Utfordringer
En del offentlige virksomheter har tatt i bruk intelligente automatiseringsløsninger, men ofte er det kun innenfor en enkelt avdeling. Og selv om teknologien ble vellykket der, er det ikke gitt at den har blitt innført ellers i organisasjonen.
Ofte er det kulturen i virksomheten, og ikke teknologien, som avgjør suksessen til prosjekter som innebærer intelligent automatisering. En feil mange ledere gjør, er imidlertid å se på intelligent automatisering som en hylleklar teknologi som umiddelbart gir avkastning på investeringene. Derfor er det mange virksomheter som sliter med overgangen fra de vellykkede pilotprosjektene til en mer strategisk satsning der flere avdelinger er med. Ledere kan endre strategier, produkter og prosesser så mye de orker, men forandring skjer ikke før folk faktisk endrer måten de gjør ting på.
Ifølge en undersøkelse gjort av NTNU i kommunesektoren er dette de viktigste utfordringene med tanke på digital transformasjon (i rangert rekkefølge):
- manglende kompetanse
- manglende kultur for endring
- manglende forståelse for dagens situasjon
En av hovedutfordringene er hvordan virksomhetene er organisert. Ofte gjør «siloinndeling» det vanskelig med samhandling mellom avdelingene, og da blir det utfordrende å tilpasse prosjekter hvor kostnader og nytteverdi som regel ikke hører hjemme i samme avdeling.
Det må være fokus på å gjøre «ting rett» istedenfor å gjøre «de rette tingene».
Muligheter, gevinster og anbefalinger
For å sikre en realistisk forståelse av innsatsen som kreves og hvilke gevinster organisasjonen kan forvente ved å innføre IA, må problematikken løftes opp på ledelsesnivå. Anbefalingen er å starte med å lage automatiseringsstrategier, og deretter jobbe for å få med seg hele organisasjonen på omstillingen. Det er de ansatte som sitter nærmeste oppgavene som vet hva som bør og kan automatiseres, og som vil gi gode effektiviserings-, kvalitet- eller kundeopplevelsesgevinster.
For å lykkes med en strategisk satsning på intelligent automatisering må man starte med en kartlegging som identifiserer både utfordringer og muligheter. Denne kartleggingen kan gjøres på flere forskjellige måter – det viktigste er å beslutte at det skal gjøres, og deretter å sette av ressurser til formålet. Ressursene bør organiseres i en egen avdeling for automatisering.
Denne avdelingen bør også sjekke markedet for forskjellige støtteverktøy som hjelper i kartleggingsprosessen. Verktøy som Prosess Mining og Task Mining, for detaljert analyse av større forretningsprosesser, kan være nyttige hjelpemidler. Det finnes også gode webbaserte verktøy som gir alle ansatte mulighet å sende inn forslag, og som automatisk rangerer forslagene basert på nytteverdi.
Det er mange konsulentbedrifter som har ekspertise innen dette feltet og kan bistå med programmer og metoder.
Gevinstpotensialet ved bruk av de riktige verktøyene innen intelligent automatisering er store. Både innenfor ansvarsområdet som en arkivar er en del av, men også totalt sett for en offentlig organisasjon.
Her er eksempler på gevinstområder:
- Økt produktivitet: Digitale medarbeidere som er alltid på jobb, og som kun gjør det de er bedt om.
- Økt datakvalitet: Digitale medarbeidere følger et bestemt flytskjema som er styrt av forretningsregler.
- Fornøyde medarbeidere: Teknologien automatiserer repetitive oppgaver og frigjør tid som de ansatte kan bruke på mer interessante arbeidsoppgaver.
- Økt tilgjengelighet: Digitale medarbeidere samhandler med brukere i deres foretrukne kommunikasjonskanaler.
- En ekstra salgskanal: Ved å gi digitale medarbeidere tilgang til data fra kjernesystemene vil de være i stand til å bedrive kundepleie utover de vanligste henvendelsene.
- Økt kvalitet: Digitale medarbeidere er eksepsjonelt gode på å oppdage feil og avvik slik at tiltak kan utføres i tide.
- Økt innovasjonskraft: Digitale medarbeidere lærer kontinuerlig og oppdager dermed endringer i mønstre, noe som gir innsikt til å oppdrive nye produkter og tjenester basert på kundebehov.
- Økonomiske gevinster og besparelser: Færre overtidstimer og mindre behov for nyansettelser.
Teknologiene innen intelligent automatisering har vært tilgjengelig noen år, og gevinstpotensialet ved bruk er stort. Virksomheter som har tatt i bruk teknologien som en del av en strategisk satsning har oppnådd økt effektivitet, kvalitet og lønnsomhet.
Gjør IA-satsningen til en suksess ved å:
- forankre satsningen hos ledelsen
- sette av dedikerte ressurser i egen avdeling
- kartlegge potensialet
- starte med en Proof of Consept på et begrenset området
- opparbeide kunnskap fra de første automatiseringsprosessene
- vurdere samarbeid med ekstern fagekspertise
- markedsføre den første suksessen internt
- utarbeide og kommunisere en automatiseringsstrategi
- vurdere støtteverktøy
- måle gevinstrealisering
Les mer om automation first-strategi her.
