De ansvarlige for prosjektet tror flere norske kommuner kan styrke tjenestetilbudet ved å automatisere håndteringen av helsemeldinger.
Når Aurskog-Høland (AHK) mottar en melding fra sykehuset om en av kommunens innbyggere, sørger Frida Fordeler for at informasjonen umiddelbart videresendes til sykehjemmet, hjemmetjenesten eller avdelingen som er ansvarlig for oppfølging av pasienten.
En slik melding kan for eksempel informere om at Olga er klar til å skrives ut fra sykehuset etter en hofteoperasjon, og at hun må innvilges rehabiliteringsopphold i kommunen. Meldingen kan også inneholde kritisk informasjon om endringer i medisinlister eller behandlingsform.
Frem til i vinter ble håndteringen av meldingene fordelt mellom tildelingskontoret og sykepleierne i kommunen.
Brukte uforholdsmessig mye tid på administrasjon
– På en uke tikker det inn rundt 260 helsemeldinger. For en ansatt tar det fra ett til fem minutter å håndtere en melding, dersom vedkommende kjenner alle rutinene. Av og til kommer det også inn meldinger som må saksbehandles raskt, eller som er sendt feil. Det krever ekstra oppfølging, sier Linda Mari Krogsvold, prosjektleder i AHK.
I tillegg til at manuell meldingshåndtering stjeler mye tid, vet kommunen heller aldri nøyaktig når meldingene kommer. Tidligere var de derfor avhengige av at noen oppdaterte systemet regelmessig. På dagtid tok tildelingskontoret seg av oppgaven, men ellers falt ansvaret på sykepleierne.
– Mange hjemmesykepleiere måtte bruke kvelder og helger på meldingshåndtering, og ofte gikk arbeidet på bekostning av andre oppgaver og sårt tiltrengte hvilepauser. Fordi helsemeldingene kun kan håndteres på PC, risikerte sykepleierne også å måtte reise tilbake til basen for å fordele meldinger – selv om de var på oppdrag 30 minutter unna, sier Krogsvold.
Lot seg overbevise av IMARAs kunnskap og forståelse
Som mange andre norske kommuner bruker AHK Vismas løsninger for elektronisk pasientjournal. Da kommuneledelsen fikk høre om at Alver kommune hadde fått på plass en automasjonsløsning i Visma, bestemte de seg derfor raskt for å lete etter en egen leverandør. Etter en anbudsrunde, falt valget på IMARA.
– I tillegg til å vise til knallgode referanser, overbeviste IMARA i intervju. De viste stor forståelse for problemstillingen vår, og samtalene fløt lett fra første stund, sier Erik Gangnæs, IT-ansvarlig i AHK.
Fordi prosjektet ville kreve tett dialog med både helse- og IT-ansvarlige i kommunen, var det viktig å få på plass et godt samarbeid raskt. Da avtalen var inngått, gikk partene derfor umiddelbart i gang med workshops og teknisk tilrettelegging før sommerferien i 2021.
– Fordi samarbeidet fløt godt fra starten av, gikk ting veldig raskt da vi møttes igjen i august. Etter en periode med ukentlige møter og testing, var løsningen oppe og gikk allerede i november – uten at vi hadde hatt noe nedetid, sier Gangnæs.
Håndterer i dag alle elektroniske helsemeldinger automatisk
Med automatiseringsroboten Frida Fordeler har kommunen sørget for at meldingstildelingen i dag skjer helt automatisk. I tillegg til å frigi verdifull tid som hjemmesykepleierne heller kan bruke sammen med pasientene, har roboten minsket risikoen for feil som kan forekomme ved manuell behandling av meldingene.
– Hvis Frida oppdager noe uregelmessig, blir det automatisk sendt ut en e-post til riktig instans. Det vil si at vi umiddelbart blir varslet dersom det for eksempel dukker opp en melding som skal til en annen kommune, eller det har oppstått en teknisk feil i Visma, sier Krogsvold.
Tror lignende løsninger kan løse utfordringer i mange kommuner
AHK estimerer at automatiseringsroboten til sammen har hjulpet kommunen med å spare inn et helt årsverk så langt. IT-ansvarlig Gangnæs understreker at det gode samarbeidet IMARA har hatt med både helse- og IT-delen i kommunen, har vært en viktig suksessfaktor.
– Tekniske leverandører har ikke alltid like inngående forståelse av de ulike problemstillingene en kommune forholder seg til. Sånn var det overhodet ikke med IMARA. Fra første møte ble vi møtt med en enorm forståelse, nysgjerrighet og samarbeidsvilje.
Både Krogsvold og Gangnæs er sikre på at robotiseringsløsningen kan være til like stor hjelp i andre norske kommuner som trenger å frigjøre tid og ressurser blant helsearbeiderne.
Vil du vite mer om hvordan IMARAs automatiseringsløsninger kan hjelpe virksomheten din med å redusere unødvendig ressursbruk? Ta kontakt, så hjelper vi deg med å finne den beste løsningen for akkurat din virksomhet.
