Tidligere måtte håndverkerne i Murermester Dag Arne Nilsen AS avdeling Kongsberg frem og tilbake til kontoret for å hente prosjektdokumentasjon. Dette tok mye tid. Løsningen for en mer effektiv arbeidshverdag fantes i skyen.
Murermester Dag Arne Nilsen AS driver med alt innen mur, flis og betong, og har en lang historie bak seg.
For 11 år siden ble enheten Dag Arne Nilsen avdeling Kongsberg (DANK) startet opp, med Steffen Hope som leder. I dag jobber det 26 ansatte på Kongsberg, 20 av disse er håndverkere som er ute på oppdrag på ulike steder i regionen. For å sikre kvalitet i arbeidet dokumenteres all jobb med tegninger, bilder og sjekklister. Dokumentasjonen blir arkivert i interne fagsystemer, som tar vare på historikken til utførte prosjekter.
Tidligere ble mye av dokumentasjonen håndtert manuelt, og mye av det var i papirformat. Håndverkerne måtte starte dagene sine med å dra på kontoret for å levere utfylte sjekklister og hente utskrevne sjekklister for neste jobb. Bildene tilhørende prosjektene ble tatt med mobiltelefon og ble lagt i en Dropbox-mappe, hvor administrasjonen manuelt måtte overføre disse til arkivet. Verifikasjonene av bildene ble også gjort manuelt, det samme med avklaring av hvilke prosjekter bildene tilhørte.
Håndteringen var god, men det tok mye tid og det førte til mye dobbeltarbeid.
Microsoft 365 ble løsningen
Én ting var sikkert, det hele måtte forenkles og effektiviseres digitalt. Men hvordan?
Løsningen fant Hope under et møte i BNI Forretningsforum.
Daglig leder for IMARA, Dominic Akadimah, holdt et innlegg i forumet om selskapets tjenester og digitaliseringsprosjekter.
– Jeg skjønte at han satt på løsningen jeg har lett etter, sier Hope, som ønsket seg en løsning som kunne snakke med systemet DANK allerede hadde.
Hope la frem problemstillingen for IMARA, som tok jobben på strak arm. Veien mot en enklere arbeidshverdag for håndverkerne lå i skyen, i form av Microsoft 365.
DANK ville bruke de eksisterende Microsoft 365-lisensene de allerede hadde. Løsningen på utfordringen ble derfor å legge til rette for at håndverkerne kan bruke Microsoft Teams for å få tilgang til prosjektinformasjon fra fagsystemene.
I Teams ligger nå alle prosjektene, med dedikerte tilganger og kanaler.
Håndverkere som er prosjektmedlemmer får automatisk tilgang til prosjektene, som representeres som kanaler i Teams, og kan dermed arkivere bilder og fylle ut sjekklister direkte herfra. Dokumentasjonen arkiveres dermed på rett prosjekt, og dette blir da lagt korrekt inn i arkivsystemet.
Fordi håndverkerne har tilgang til løsningen via sine eksisterende Microsoft lisenser, blir de automatisk registrert som brukeren som arkiverte bilder og sjekklister.
I tillegg til den enkle måten å dokumentere og arkivere, kan flere personer fylle ut samme sjekkliste samtidig.
Løsningen ble utviklet med RPA, Microsoft Power Platform og NodeJS for webbaserte sjekklister.
Mye sikrere
Fordi IMARA utviklet en løsning som samhandler med DANKs eksisterende løsning, kan administrasjonen fortsette å jobbe i fagsystemene slik de alltid har gjort med prosjektstyring.
Løsningen tilgjengeliggjør informasjonen for dem som jobber ute på prosjekter automatisk, og arkivering av dokumentasjon krever ikke lenger manuell håndtering.
Når prosjektene avsluttes i fagsystemene, blir de også avsluttet i Teams. Dermed blir prosjektmappene lukket for tilgang.
Fordi systemet er oversiktlig, kan administrasjonen finne fram til riktig informasjon mye enklere og dele dette med kundene.
– Dette er sikrere for oss og sikrere for kunden, sier Hope.
Les også: Få en automation first- strategi
Får det de trenger, der de er
Sommeren 2020 startet DANK å bruke Microsoft 365-løsningen.
– Det var ikke vanskelig å omstille oss, spesielt siden løsningen snakker med det systemet vi allerede hadde, sier Hope.
I tillegg til dokumentoppbevaring, kan håndverkerne som jobber ute ha kontakt med hverandre over både video og på chat, gjennom Teams. Dette gjør dialogen mellom dem lettere.
– Den største fordelen er at vi har tilgang til all dokumentasjon vi trenger fra mobilen. Det gjør det enklere fordi vi kan få den der vi er, i stedet for å dra inn på kontoret, sier Hope.
Nå sparer «gutta på gulvet» tid. De trenger ikke lenger kjøre til og fra kontoret for å fylle ut og levere sjekklister, eller hente dokumentasjon. Alt er tilgjengelig akkurat der de er.
