– Ved å fjerne tidkrevende registreringsprosesser, kan vi fokusere mer på de nyansatte og mindre på systemet, forteller interiørspesialistens IT-sjef.
Når Megaflis ønsker en ny medarbeider velkommen, registreres all nødvendig informasjon i en app. Deretter foregår onboardingen mer eller mindre automatisk. Sånn har det ikke alltid vært.
For som mange andre bedrifter, har Megaflis hatt flere ulike IT-systemer siden oppstarten. Det resulterte i digitale løsninger som ikke alltid snakket like godt sammen – noe som etter hvert førte til mye unødvendig ekstraarbeid for de ansatte.
– Det gikk greit med manuelle prosesser en stund, men etter hvert som organisasjonen vokste, dukket det stadig opp flere oppgaver. Til slutt satt særlig HR-avdelingen vår igjen med mye tidkrevende inntasting og kopiering av tall og opplysninger, forteller Frank Jonassen, IT-sjef i Megaflis.
– Unødvendig høy ressursbruk og risiko for feil
Spesielt i forbindelse med onboardingsprosessen slet Megaflis med siloinformasjon: Ansattopplysninger eksisterte uavhengig av hverandre i lønnssystem, e-postlister og Active Directory. Tre–fire personer måtte dermed taste inn informasjon manuelt hver gang Megaflis ønsket en nyansatt velkommen. Det samme når en opplysning skulle oppdateres eller endres.
– Dette førte både til forsinkelser og ineffektive arbeidsprosesser. Det var alltid en overhengende risiko for feil og mangler som følge av så mange ulike inntastinger, i tillegg til at all registreringen gjorde at vi fikk mindre tid å ivareta den ansatte på en god måte, sier Jonassen.
– Søkte en samarbeidspartner vi kunne lære av
Megaflis hadde allerede tatt i bruk en Microsoft 365-plattform, og visste at det lå en del muligheter for automatisering i den. Etter å ha fått flere anbefalinger gjennom nettverket sitt, kontaktet Jonassen og Megaflis til slutt IMARA for å utnytte seg av de nye automatiseringsmulighetene.
– Vi presenterte utfordringene våre og etablerte raskt et godt samarbeid med IMARA. For oss var det viktig å ikke bare kjøpe en tjeneste, men også å lære underveis. Vi ønsker å være i en posisjon hvor vi kan vedlikeholde systemene våre selv, og kanskje også bli inspirert til å utvikle noen enkle løsninger på egenhånd, sier Jonassen.
Egenutviklet app har gitt bedre trygghet og trivsel
Etter en periode med testing, landet Megaflis og IMARA på en appløsning som så å si har helautomatisert det som skjer når Megaflis tar imot en nyansatt. Appen er utviklet spesielt for Megaflis av IMARA, basert på Power Apps og Microsoft-systemene Megaflis bruker.
– Når butikksjefen nå registrerer en nyansatt i appen, sendes informasjonen automatisk videre i organisasjonen. HR får dermed alle opplysningene de trenger for å lage en gyldig kontrakt, mens IT-avdelingen får det de trenger for å opprette en ny bruker i systemet, forklarer Jonassen.
Den nyansatte mottar deretter en SMS med en velkomsthilsen, påloggingsinfo og lenker til nyttig informasjonsmateriale i god tid før første arbeidsdag.
– For oss har det vært viktig å få på plass en enkel og effektiv onboardingsprosess, som gir våre nyansatte en trygg og god opplevelse fra dag én. Det har vi fått med den nye løsningen fra IMARA, avslutter Jonassen.
Ønsker du å frigjøre tid og forenkle prosesser i din egen bedrift? Ta kontakt, så slår vi gjerne av en prat om hvilke løsninger som kan passe best for akkurat deg!
